Automatizacion de la Validación y el Ingreso de pagos de Clientes - Consecutivo: 2020210087

Éxito Innovador

Automatizacion de la Validación y el Ingreso de pagos de Clientes

Proponentes:
Nidia Isabel Cabana Alcendra
Olga Pilar Garcia Villalba

Regional Costa - Gerencia Planeación y Soporte

Situación Identificada:

Estábamos realizando un proceso manual de vvalidacióndel pago del cliente, ingreso al sistema, comparación con la información plataforma Cen y generación de reporte para seguimiento, proceso que tomaba entre 2 a 8 horas por semana por cada cliente generando un ahorro estimado de 40 horas/Mes. La actividad que genera valor por parte de cartera inicia a partir del análisis de la información resultante del proceso anterior, por esto se considero la opción de implementar un RPA que nos arrojara dicha información. El detalle del proceso manual se describe a continuación: Al correo del coordinador de cartera cadena llega un aviso de pago (en otras ocasiones dependiendo del cliente se debe ingresar a las plataformas de cada uno para revisar el aviso del pago) se hace la confirmación en la pagina del banco, se ingresa el pago en Sap, luego se exporta a excel el soporte del pago del cliente, se consulta el estado de cuenta del cliente y se exporta de igual manera a excel, se hace el comparativo de las dos bases teniendo en cuenta que al soporte del cliente se le deben hacer ajustes al campo de referencia de facturas para igualarlo a la base de nuestro sistema y pueda ser comparable agregándole un campo de No. Documento, se ingresa a la transacción ZAR_SDC_1482_1 por No. de documento se compensa y por ultimo se hace la persona de cartera hace seguimiento a los valores que quedan sin compensar.

Descripción de la Idea:

Se implemento una solución tecnológica de RPA (Automatización robótica de procesos), diseñando un asistente llamado Ipagos_bot que ejecuta las mismas actividades de cartera de manera automática en estos 8 pasos: 1.- Recibo correo del cliente con aviso de pago, 2.- Ingreso a la pagina del banco www.bancolombia.com para hacer la validación del pago y la captura de la imagen, 3.- Ingreso a la transacción F-28 para registrar el valor pagado por el cliente, 4.- Se ingresa a la pagina del Cen financiero u otra plataforma del cliente para exportar el soporte del pago a excel, 5.- Ingreso a la transacción FBL5N estado de cuenta del cliente y se exporta a excel, 6.- Comparación de las dos bases Cliente-Comercial Nutresa y se hace una conciliación, 7.- Ingreso a la transacción ZAR_SDC_1482_1 para compensar, 8.- Análisis del reporte entregado por el asistente que requiere el equipo de cartera para su análisis actividad que al final genera valor al proceso.

Anexos y Evidencias: